Blog van Bas Smits

Hoe overleeft een eventmanager in coronatijd?

Op woensdag 11 maart, precies een week voor de start van het olympisch kwalificatietoernooi waterpolo in Rotterdam, was daar het pijnlijke bericht. De wereld waterpolo bond kwam met het officiële statement dat het toernooi uitgesteld zou worden. Maanden van voorbereiding voor niets en veel afspraken met hotels, cateraars en andere leveranciers die niet nagekomen konden worden. Een gedachte die meteen in me op kwam: “En nu maar hopen dat al onze andere evenementen niet gaan volgen….”

Mijn naam is Bas Smits, 34 jaar en woonachtig in ’s Hertogenbosch samen met mijn vriendin en pasgeboren zoontje. Ik ben werkzaam voor SportYv Management & Advies in een team van zes jonge en ambitieuze eventmanagers. SportYv is gespecialiseerd in de organisatie van grootschalige (top) sportevenementen. Daarnaast zijn wij mede eigenaar van de BV EventMakers, een platform van vrijwilligers die ingezet worden tijdens topsportevenementen en waarmee wij het vrijwilligersmanagement uit handen nemen voor evenementen organisatoren.

2020: het mooiste evenementenjaar ooit!
2020 zou voor SportYv en EventMakers het beste en mooiste evenementenjaar ooit worden. Met prachtige rollen in o.a. de Dutch Grand Prix, La Vuelta Hollanda, de Invictus Games, Het EK voetbal en het Eurovisie Songfestival, liepen we over van enthousiasme en konden we niet wachten om alle voorbereidingen in praktijk te gaan brengen. Persoonlijk was ik namens EventMakers projectleider voor de Dutch Grand Prix en daarmee verantwoordelijk voor de 1500 vrijwilligers die zich in zouden gaan zetten in Zandvoort. In februari stonden we nog niets vermoedend te proosten met alle geworven vrijwilligers op onze Dutch Grand Prix EventMakers kennismakingsavond. Niet veel later waren alle evenementen waar we werkzaam voor waren afgelast of uitgesteld. Uiteraard zijn er zaken die belangrijker zijn dan werk, maar de maanden maart, april en mei waren erg somber voor SportYv.

Positieve vibe
Ik heb deze blog niet geschreven met als doel de trieste situatie te schetsen voor de evenementenbranche. Veel mooier is het om met jullie te delen hoe we hier als bedrijf mee zijn omgegaan en hoe we de positieve vibe terugbrachten. Uiteraard hadden we even de tijd nodig om de klappen op te vangen en in die dagen waren we grootverbruikers van microsoft teams om tegen elkaar te kunnen klagen. Al snel kwamen we tot de conclusie dat de knop om moest indien we ons staande wilden houden. We waren er van overtuigd dat de meest creatieve bedrijven de grootste kans zouden hebben om te overleven in deze periode.

“We waren er van overtuigd dat de meest creatieve bedrijven de grootste kans zouden hebben om te overleven in deze periode.”

Verschillende initiatieven
Allereerst bedachten we manieren om ons grote vrijwilligersplatform (zo’n 12.000 aangesloten vrijwilligers) in konden zetten. We zochten samenwerkingen met de ouderenbond, gemeenten en verzorgingshuizen. Vrijwilligers hielpen met het steunen van eenzame ouderen, het rondbrengen van boodschappen en het oppassen op kinderen voor ouders in vitale beroepen. Tevens behielden we de binding met onze trouwe achterban door het organiseren van online borrels en quizen en door nog actiever te zijn op social media.

“Vrijwilligers hielpen met het steunen van eenzame ouderen, het rondbrengen van boodschappen en het oppassen op kinderen voor ouders in vitale beroepen”.

Al langer speelden we met de gedachte om een opleiding eventmanagement te ontwikkelen. Deze periode was daar natuurlijk het uitgelezen moment voor en al snel hadden we de beoogde inhoud helder. Nadat we ons hadden verdiept in de wereld van de online webinars en de bijbehorende techniek hebben we onze ‘home study eventmanagement’ en bijbehorende e-learning met succes in de markt gezet. Op 14 mei klonk het startschot en in de zes weken die volgden leerden we de volgers alles over de organisatie, het risico management, de communicatie, het vrijwilligersmanagement en bidprojecten van sportevenementen. We zijn erg tevreden over het resultaat en trots op wat we in korte tijd hebben neergezet.

Langzamerhand werden richtlijnen op gebied van sport wat versoepeld. Muziek in onze oren uiteraard! De grote evenementen, waar normaal onze core business ligt, zijn echter nog steeds ver weg. Momenteel verleggen we onze focus naar kleinere of andersoortige evenementen, of zelfs naar andere branches. Zo is een van mijn collega’s gedetacheerd naar de GGD om de planning van bron- en contactonderzoek te coördineren. Samen met twee andere collega’s en een aantal vrijwilligers reis ik deze zomer langs campings in Nederland. Samen met de Nederlandse zwembond hebben we een plan geschreven om de zwemsport, een aantal beachsporten en bewegen in het algemeen te promoten. Zo zitten we de komende periode dus niet in Scheveningen voor het Olympic Festival dat in de planning stond, maar crossen we in een net aangeschafte en opgepimpte camper door Nederland en geven we zwem- en beachclinics. Ook leuk!

“Ik kijk met goede hoop naar de toekomst en ga er vanuit dat mijn kwaliteiten en die van mijn collega’s volledig tot hun recht blijven komen, in welke vorm dan ook!”

Toekomst
Hoe het er de komende maanden uit gaat zien voor SportYv blijft natuurlijk de vraag. Wordt de Dutch Grand Prix volgend jaar verreden en in welke vorm wordt dit georganiseerd? Gaat de Vuelta ooit weer starten in Nederland? Hoeveel publiek wordt er toegelaten bij het Eurovisie Songfestival? Allemaal vragen die van invloed zijn op de grootte en de vorm van onze opdrachten. Wij hebben uit de afgelopen maanden in ieder geval geleerd dat er van alles mogelijk is als je positief en creatief blijft. Denk verder dan je vaste patronen en grenzen en durf stappen te nemen, ook al bevinden deze zich buiten je comfortzone. Ik kijk met goede hoop naar de toekomst en ga er vanuit dat mijn kwaliteiten en die van mijn collega’s volledig tot hun recht blijven komen, in welke vorm dan ook!

Wil jij ook een verhaal delen over een manier van werken, of een ander inspirerend onderwerp? Laat het ons dan vooral weten. Met jouw verhaal ben je weer een inspiratiebron voor anderen.

Geïnteresseerd? Neem dan contact op met puck@loyalinterim.nl!

08/06 16:56

Blog van Arianne

Een van onze Loyals - Arianne - vertelt hoe het is om te werken in een virtueel team nu we voorlopig met z'n allen vanuit huis werken.

Lees verder

08/06 16:56

Blog van Ruud Robeerst

Ruud Robeerst - Bedenker van het concept vertelt over de oprichting van Loyal Interim.

Lees verder

08/06 16:56

Blog van Niek Minkels

Oud-collega Niek Minkels vertelt over de toegevoegde waarde van een bijbaan als werkstudent bij Loyal Interim.

Lees verder